Excelで労働時間を集計する「２つのハードル」1/5

　久しぶりのエントリです。

　今回は、労働時間の集計をExcelでおこなうときのポイントのお話です。けっこう奥が深いって思ってます。

　そこで、Excelで労働時間を集計するときに引っかかるポイントを、カンタンにまとめるシリーズを書いてみようと思いたちました。

そもそも、労働時間を集計する必要ある？
Excelで時間を取り扱うハードル
- 法律や就業規則で定められているルールというハードル
- 情報が１つにまとまっていない！！
第２回予告（Excel編）

そもそも、労働時間を集計する必要ある？

　勤怠管理とか給与計算などを「専用のシステム」で計算している場合、労働時間を適切に集計してくれていることでしょう（たぶん）。また、集計した「労働時間」や「人件費」をデータとして取り出すことが可能です。で、「人件費」なら費用なので、普通に集計できますね。「人件費」や「人件費率」のカタチで、Excelで集計した結果を使って、生産性などの管理をしている会社も多いと思います。

　ところが、2019年あたりから順次施行されている「働き方改革関連法」をきっかけに労働時間を集計して管理するための問い合わせが増えてきました。現場レベルで、労働時間をリアルタイムで把握して上手にコントロールする必要がでてきたんです。

労働時間は扱いづらい！！

　ということで、Excelで労働時間を集計しようとした人は、ジミ～にメンドクサイかつヤッカイなことに気がつくことでしょう。ざっくりといって、２つのハードルがあります。「Excelのハードル」と「法律や就業規則のハードル」です。

Excelで時間を取り扱うハードル

　そもそも時間は１０進数ではありません。「６０分で１時間、２４時間で１日」という取り扱いをします。また、Excelで時間を取り扱うときの「取り扱い方」には、それなりのクセがあります。中に入っているデータと見た目が違うんです。「シリアル値」と聞けば、あぁ、そんなのあるよね・・・って思い当たる人も多いと思います。データと見た目がちがうことから、思わぬエラーになることがあります。

　さらに話をヤヤコシクするのは、集計するための元データを「勤怠システム」や「給与計算システム」から出力して利用するケースが多いことです。細かいことですが、自分で作ったデータを集計するのではなく、システムで作ったデータを扱うことで、思いもかけない見落としをする可能性があります。

法律や就業規則で定められているルールというハードル

　Excelで「時間」を集計する方法を調べたとしても、「労働時間」を集計して管理できるようになるワケではありません。労働時間に関する法律や就業規則などのルールの確認が必要です。

　「労働時間」は、「１日」「１週間」「１ヶ月」「２ヶ月～６ヶ月」、場合によっては「１年」など、法律に定められた決まった期間で集計してチェックする必要があります。単に「時間」といえば、１時間は１時間で変わりないのですが、「労働時間」ならば、その時間がどのような時間なのか・・・ということにより制限がかかることがあります。つまり「どのような時間か」に応じて区分して集計する必要があります。さらに単価（人件費・時給）が法律に定められた条件で変化します（賃金の割増率のことです）。

　結果、労働時間の集計には、「法律」「就業規則などの会社のルール」に大きな影響を受けることになります。

情報が１つにまとまっていない！！

　Excelによる時間の取り扱いにクセがあり、さらに労働時間を管理するためには法律や就業規則などのルールが必要なのにも関わらず、多くの場合、それぞれの情報がバラバラにあることが問題です。労働時間を集計するためには、「Excelのお話」と「法律・就業規則のお話」の両方が必要なのにも関わらず、Excelについては詳しく説明があるのに、法律の説明はほとんどない・・・とか、法律については詳しく説明があるのに、それをExcelでどう集計したら良いのか説明が見当たらない・・・という相談を、立て続けに受けました。

　また、会社が使っている「労働時間集計表（ネットからダウンロードしたもの）」を確認したところ、取り扱いがまちがっていることもありました。会社の働き方が、労働時間集計表の作成者が想定していない働き方だったんです。

　そもそも「Excel」と「法律」はジャンルがまったく違うのです。それを両方踏まえた上で集計する必要があるというのは、けっこうキビシイと思っています。

　結構キビシイ問題なんですけど、社労士として、また、会社の人事担当者としての経験をもとにまとめて、それを共有すれば、すこしは役にたつこともあるのではないか・・・と思っています。